Compreender a importância dos processos na rotina de escritórios de arquitetura, otimiza a execução das tarefas e melhora a eficiência do planejamento.

Para administrar as tarefas diárias, o arquiteto que deseja inovar e melhorar seu posicionamento diante das nuances do mercado, tem buscado meios de aprimorar suas habilidades, a fim de alcançar a alta performance.

Diante disso, saber como gerir os projetos de arquitetura, aderindo aos processos na rotina do escritório, é parte fundamental na garantia de um trabalho eficiente.

Visto que, a partir desses movimentos, é possível manter a organização e a otimização das ações – o que melhora o rendimento, a produtividade e os resultados de toda a equipe.

 

O que é gestão de projetos na arquitetura?

 

 

O conceito de gestão de projetos na arquitetura refere-se ao gerenciamento de projetos de edificações, sobretudo, no que diz respeito as etapas do projeto.

Acontece que além disso, a gestão envolve áreas de planejamento, como o uso de materiais e desenhos executivos.

Daí, a vantagem em estar sempre a frente nas decisões, a fim de viabilizar propostas e promover uma rotina agradável e produtiva. 

 

E qual a importância dos processos na rotina do arquiteto?

 

 

O arquiteto que trabalha com uma rotina otimizada, é capaz de oferecer um serviço de excelência, com mais acabamento e qualidade.

Sem contar que, esse mesmo profissional passa a estar apto a trabalhar com grandes inovações, oferecendo variedade e entregando mais valor aos clientes – o que resulta em maior destaque no segmento.

 

Tarefas sistematizadas de um escritório de arquitetura

 

O termo sistematizar, diz respeito ao ato de organizar as tarefas, a fim de serem realizadas com máxima eficiência. 

Sem contar que, o conceito consiste em fazer com que todos os processos de produção possam ser ensinados e aprendidos com facilidade.

Nesse hiato, demonstraremos a importância dos processos na rotina de escritórios de arquitetura, dividindo-as em 3 fases:

 

• Produção dos serviços

Todo serviço realizado pelo escritório de arquitetura é resultado de uma execução sistemática.

Portanto, a ideia é seguir uma sequência de tarefas minimamente planejadas, a fim de:

• Reduzir custos racionalizados;
• Aumentar a qualidade do trabalho;
• Aumentar a produtividade da equipe.

 

• Rotina (Dia-a-dia)

O dia-a-dia do escritório de arquitetura consiste em todas as tarefas que não estão conectadas diretamente à produção de algum serviço.

Ou seja, essas tarefas são todas as coisas que deverão ser feitas para que o escritório funcione corretamente. 

Porém nenhuma delas são incorporadas aos serviços, bem como, não poderão estar descritas como parte do projeto de cada cliente.

Aqui, entra a responsabilidade atribuída ao líder de equipe, de manter os arquitetos focados em uma única tarefa, a fim de maximizar sua produtividade.

Em alguns escritórios de arquitetura, usa-se a Ordem do Dia como instrumento de gestão, que objetiva sistematizar as tarefas diárias de rotina.

A ideia é fazer com que toda tarefa rotineira seja realizada, livre de distrações e esquecimentos. 

 

• Tarefas Eventuais 

Por fim, temos as tarefas eventuais que são aquelas realizadas dentro do escritório, mas que não estão catalogadas na produção dos serviços, nem na rotina. 

Vale ressaltar que existem tarefas simples e complexas em todas as fases, e o mais importante é detalhar o objetivo e a relevância de cada uma delas.

Vantagens de sistematizar os processos do escritório

Dentre os maiores benefícios de sistematizar os processos na rotina de escritórios de arquitetura, estão: 

• O escritório passa a ter uma gestão mais equilibrada, pois qualquer profissional consegue seguir e manter a consistência da tarefa;
• As tarefas poderão ser realizadas de maneira esporádica, porém seguindo sempre a mesma eficiência;
• O escritório tem a possibilidade de estabelecer determinados parâmetros, que ajudam no aumento da produtividade e na otimização do tempo consumido;
• Redução nos custos do projeto;
• Melhora a visualização em equipe de todo o andamento do projeto.

 

Como melhorar os processos na rotina do escritório de arquitetura

 

 

A seguir confira algumas dicas que além de melhorar:

 

• Os processos na rotina de escritórios de arquitetura; 
• Vão aprimorar a qualidade dos projetos; 
• Aumentar a comunicação entre a equipe;
• Promover uma experiência positiva para os clientes.

 

• Padronizar as ferramentas de comunicação

 

Sabemos que atualmente, boa parte das comunicações realizadas dentro e fora da rotina do escritório, são feitas por meio de processos virtuais. 

O melhor exemplo disso, está no uso contínuo das redes sociais e do WhatsApp.

Contudo, ainda que esse uso possa facilitar a comunicação imediata, é preciso tornar essa comunicação o mais eficiente possível, a fim de evitar eventuais problemas relacionados a falta de conexão de rede, por exemplo.

Uma boa alternativa, é investir em um programa de comunicação interna, que viabilize esse contato, mesmo em casos extremos, como a ausência de conectividade causada por problemas na rede.

Isso favorece a segurança dos dados, pois fortalece a privacidade do escritório e dos clientes, bem como, garante a qualidade na comunicação de todos.

Aqui na Lev, usamos a ferramenta Slack para comunicação interna. 

 

• Utilizar softwares para melhorar a performance dos arquitetos

Existem programas que são capazes de prever o resultado dos projetos, mediante a cálculos e comportamentos.

Muitos softwares estão revolucionando o desenvolvimento dos projetos arquitetônicos, e é preciso saber administrar boa parte deles, no intuito de aumentar a performance da equipe.

Com essa tecnologia, é possível:

• Determinar custos operacionais; 
• A quantidade de horas necessárias para a realização do projeto; 
• A mão de obra requerida; 
• O material necessário etc.

Você pode conhecer um pouco mais sobre a importância do uso de ferramentas e técnicas de otimização de projetos, na nossa área de cursos.

 

• Criar uma administração financeira para a rotina do escritório de arquitetura

 

Outra forma de melhorar os processos na rotina do escritório é criando uma gestão financeira, que ofereça a compreensão de como os recursos estão diretamente ligados ao desenvolvimento dos projetos.

A ideia é promover o esclarecimento dos gastos, a fim de assegurar o controle durante a execução.

Isso também é essencial para realizar o levantamento do orçamento das ações. Bem como, facilita a visualização do desempenho diante do cronograma estipulado.

 

• Adequar todos os processos de armazenagem

 

Constantemente, dentro dos escritórios de arquitetura, existe um volume considerável de projetos e documentos. 

Mas para garantir que tudo fique mais dinâmico, é preciso começar a armazenar a documentação em nuvem (muitos softwares oferecem esse serviço gratuito).

Além de permitir que tudo seja facilmente acessado por todos os envolvidos, inclusive, os clientes – o armazenamento em nuvem é fácil e prático.

 

Conclusão

Os processos na rotina de escritórios de arquitetura são importantes, pois através deles é possível criar um planejamento estratégico eficaz e capaz de solucionar eventuais problemas.

Para melhorar as ações do escritório, é preciso focar na qualidade dos serviços e nos fluxos de comunicação, a fim de evitar possíveis picos de produtividade.

Portanto, para controlar as metas estabelecidas, nada melhor do que manter a equipe envolvida e engajada, e isso só é possível a partir dos processos inseridos na rotina dos arquitetos e designers de interiores.

 

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