A gestão de tempo na arquitetura e design de interiores é fundamental para garantir a produtividade dentro e fora do escritório. Entenda a seguir!

Sabe aquela sensação de desgaste físico e emocional que nos assola? É natural e pode atingir todo profissional, seja qual for sua área de atuação. 

Mas aprender a lidar com esse problema, evitando que o cansaço atrapalhe a produtividade, é algo essencial para melhorar o desempenho dentro e fora do escritório.

Para ser um bom profissional é preciso ter disciplina, e assim, garantir a eficiência e os resultados que seus clientes merecem. Nesse artigo você confere algumas técnicas para melhorar a gestão de tempo na arquitetura e design de interiores. Confira!

O que é gestão de tempo?

A gestão de tempo para arquitetos e designers de interiores é um meio de gerir as atividades de maneira organizada, a fim de aumentar a produtividade e garantir o bom andamento dos projetos.

Portanto, pode-se dizer que a gestão de tempo assegura a qualidade do trabalho, e alivia a carga psicológica, que por vezes, torna-se um grande problema na vida dos profissionais, comprometendo os resultados e desgastando toda a equipe.

Quais são as vantagens da gestão do tempo?

Decerto ao gerir o tempo, o profissional passa a ter uma vida mais organizada, e os benefícios associados a essa prática são muitos:

• Aumento na produtividade;
• Comprometimento com prazos e entregas;
• Otimização de processos internos e externos;
• Redução no estresse e irritabilidade;
• Desbloqueio na criatividade.

 

Técnicas para melhorar a gestão de tempo de arquitetos e designers de interiores 

A seguir, você terá acesso a uma série de técnicas para melhorar a gestão de tempo do seu escritório de arquitetura:

 

• Técnica Pomodoro

 

Em linhas gerais ela funciona da seguinte maneira:

• Cada pomodoro equivale a 25 minutos;
• Nesse tempo você foca em uma única atividade;
• Faça uma pausa de 5 minutos após o término do primeiro pomodoro;
• A cada 4 pomodoros, você descansa por 20 minutos.

A ideia é se manter focado em uma única tarefa, sem telefone, redes sociais ou qualquer outra distração.

 

• Lei de Pareto

 

A Lei de Pareto consiste em:

 

• Priorizar as tarefas de impacto, sendo que 20% de suas tarefas possuem 80% de impacto;

• É preciso utilizar recursos de acordo com as necessidades de cada tarefa específica;

 

• O restante das atividades diárias, precisam ser delegadas ou colocadas de lado, para serem realizadas posteriormente.

Nesse caso, você determina quais tarefas são mais importantes e precisam ser finalizadas em primeiro lugar.

 

• Regra de 5

 

A regra de 5 para arquitetos e designers determina que:

• Você seleciona 5 tarefas da sua agenda;
• Escolhe 2 tarefas que serão feitas no primeiro momento;
• Escolhe 2 outras tarefas que planeja realizar;
• Determina 1 tarefa que será ignorada ou delegada. 

O princípio da regra de 5 é desenvolver um método básico do que é prioridade no dia, e do que pode ser facilmente descartado como algo essencial a ser feito.

 

• Matriz de Eisenhower

 

Nesse caso você fará o seguinte:

• Irá criar 4 quadrantes – determinados como sendo, urgentes e importantes;
• Irá priorizar as tarefas em uma escala que vai de 1 a 4;
• Dentre as tarefas, as que forem menos importantes e menos urgentes, deverão ser ignoradas ou delegadas.

A matriz de Eisenhower é menos utilizada, mas é tão efetiva quanto as técnicas anteriores.

 

Boas práticas de gestão de tempo na arquitetura e design de interiores 

Selecionamos alguns aspectos relevantes para arquitetos e designers:

 

• Tenha um cronograma

 

É preciso ter um cronograma bem definido. Isso porque, ele é a melhor forma visual de exibir em sequência todas as atividades que envolvem determinado projeto.

Não precisa ser algo estático, atualmente existem muitas ferramentas online que ajudam na construção de um cronograma. 

Das vantagens em utilizar um cronograma em seu escritório, estão a possibilidade de definição de prioridades, bem como, alinhamento das estratégias que estão em execução.

Para arquitetos e profissionais da área, o ideal é desmembrar as atividades – indo de nível macro a nível micro.

 

• Defina sua comunicação 

 

A gestão de tempo na arquitetura e design de interiores implica em uma comunicação efetiva e direta. 

Talvez a falta de comunicação seja um dos maiores desafios dentro de um escritório de arquitetura. Portanto, é preciso adotar uma comunicação clara e objetiva.

Para isso, você pode utilizar ferramentas de gestão, que visam aproximar todos os integrantes da equipe, permitindo um acompanhamento corporativo por parte de todos.

Ferramentas como WhatsApp e E-mail podem acabar prejudicando o andamento dos projetos, visto que são instantâneas e podem acabar camuflando informações importantes.

Aqui na Lev, usamos a ferramenta Slack para alinhar a comunicação do dia a dia. 

 

• Construa relações sólidas

 

Se você tem uma equipe de colaboradores, é preciso compreender que assim como você, todos passam por problemas que vão além do trabalho.

Uma boa gestão de tempo envolve o trabalho humanizado, onde é preciso olhar com afetividade para todos que ajudam o seu trabalho acontecer.

E isso vai além de uma boa remuneração. É preciso manter o interesse em melhorar o ambiente de trabalho, ainda que isso implique em conversas que estão além dos temas internos do escritório.

 

Como colocar a gestão de tempo na arquitetura em prática?

Depois de aprender algumas técnicas de produtividade, como colocar a gestão de tempo em prática?

Já deu para compreender que é preciso ter disciplina para manter a vida organizada, não é mesmo? E para monitorar seus resultados e aperfeiçoar ainda mais essa rotina, você pode:

 

• Estabelecer as prioridades do dia

 

O jeito mais fácil para estabelecer as prioridades é dividindo as tarefas em 3 categorias:

• Alta prioridade – Nessa lista ficam as tarefas que precisam ser feitas o quanto antes. Portanto, não poderão ser adiadas!
• Média prioridade – Aqui você determina as atividades que podem esperar sem comprometer o andamento do projeto. Porém, é preciso deixá-las à vista, para que sejam executadas assim que possível.
• Baixa prioridade – Essas tarefas podem ser executadas depois, ou ainda, podem ser delegadas. 

Ao estabelecer as prioridades você consegue manter a organização de todo o ambiente.

 

• Planejar as atividades do setor

 

Para conseguir enxergar de maneira clara e objetiva, tudo o que precisa ser executado durante o dia e a semana, é preciso planejar as atividades de cada um dos setores.

Esse planejamento é constante e precisa ser modificado, ao passo que cada tarefa é finalizada. Sendo assim, é preciso definir uma certa periodicidade, que dependerá do volume de tarefas que seu escritório possui. 

Isso pode ser feito a cada 7 dias, 15 dias, 30 dias ou mesmo, semestralmente. O que vale é suprir as necessidades do setor.

Conclusão

Por fim, para garantir uma boa gestão de tempo na arquitetura e design de interiores, você só precisa aprender a dominar as ferramentas disponíveis para assegurar a organização do dia-a-dia.

Você pode ainda contar com a ajuda da tecnologia, utilizando de aplicativos e plataformas que otimizam os processos da equipe, como é o caso do Trello, por exemplo.

Além disso, existem sistemas de automação, que facilitam ainda mais a gestão dentro do escritório, mas são mais recomendados para organizações maiores, cuja equipe é composta por mais de 20 profissionais. Se esse for o seu caso, aí está uma boa sugestão!

Agora que você compreendeu que a gestão de tempo vai te ajudar a aumentar sua produtividade, faça o download de nossos materiais gratuitos e melhore ainda mais sua performance no trabalho.

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